Politique de Protection des Données
Définitions
Au sens de la présente Politique, les termes suivants seront utilisés :
« AIPD » • Analyse d’Impact relative à la Protection des Données.
« CNIL » • Commission Nationale Informatique et Libertés.
« Destinataire » • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
« Donnée à caractère personnel » • Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« DPO » • Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données.
« Personne concernée » • La personne physique à laquelle se rapportent les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement.
« Privacy by Default » (Protection des données par défaut) • « SOS OXYGENE » met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque finalité spécifique du traitement sont traitées.
« Privacy by Design » (Protection des données à caractère personnel dès la conception) • « SOS OXYGENE » met en oeuvre, tant au moment de la détermination des moyens du traitement qu'au moment du traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont destinées à mettre en oeuvre les principes relatifs à la protection des données de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du présent règlement et de protéger les droits de la personne concernée.
« RGPD » • Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.
« Responsable de traitement » • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
« SOS OXYGENE » • La personne morale à l’initiative de la campagne de recrutement et faisant partie du Groupe SOS OXYGENE.
« Sous-traitant » • La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
« Tiers » • Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
« Traitement » • Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Préambule
« SOS OXYGENE » tient à placer la protection des données à caractère personnel au coeur de ses engagements.
« SOS OXYGENE » s’engage donc, par la présente Politique de Protection des Données, à respecter la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel pour ses candidats conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Objectifs
Par le biais de la présente Politique de Protection des Données, « SOS OXYGENE » s’engage expressément à :
Respecter les recommandations et, plus largement, la doctrine de la CNIL en matière de protection des données à caractère personnel, ou à justifier toute différence ;
Se conformer aux préconisations de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) ;
Respecter le Règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l’intelligence artificielle et modifiant les règlements, ci-après « RIA » ;
Anticiper tout projet mettant en oeuvre des données à caractère personnel dans le respect des principes dits de Privacy by Design et Privacy by Default définis à l’article 25 du RGPD ;
Mettre en place des procédures internes permettant de contrôler le respect des obligations légales et des engagements pris par « SOS OXYGENE » ;
Faciliter l’exercice des droits reconnus aux personnes concernées ;
Assurer la plus grande transparence sur les traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre.
Délégué à la Protection des Données (DPO)
Le DPO est le « chef d’orchestre » de la mise en conformité au sein d’un organisme. Son rôle est de former et d’informer, conseiller, contrôler et sensibiliser sur toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. Il a pour mission la protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
Afin de garantir le plus grand respect de la règlementation et d’assurer la plus grande transparence envers ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, clients, partenaires, prestataires, « SOS OXYGENE », en sa qualité de responsable de traitement, a désigné un DPO que vous pouvez joindre à l’adresse suivante : rgpd@sosoxygene.com
Collecte et utilisation des données
Notre société met en oeuvre un traitement informatique dans le cadre de la gestion du recrutement ayant les finalités suivantes :
Tri et analyse des candidatures, dans le cadre des mesures précontractuelles entre le candidat et notre société
Constitution d’une CVthèque, ce qui représente un intérêt légitime pour la Société à renforcer ses équipes et à se développer continuellement.
Des statistiques des campagnes de recrutement seront réalisées par notre société afin de permettre le pilotage et le suivi de son activité de recrutement sur une période définie, et ce dans le cadre de notre intérêt légitime.
Il est également possible que dans le cadre de nos activités de recrutement, nous ayons identifié votre profil professionnel comme pouvant correspondre à des opportunités au sein de notre entreprise. Les données collectées proviennent de sources accessibles au public ou de plateformes professionnelles.
Intelligence artificielle dans le recrutement. Nous utilisons la solution TELLENT, qui intègre un système d'intelligence artificielle pour noter les candidatures selon les critères de nos annonces et nous recommander des profils issus de la base de candidats de RECRUITEE. Cette notation est utilisée lors de la phase de tri et d'analyse des candidatures.
Nous vous informons que la phase de tri et analyse des candidatures par nos soins est susceptible de se baser sur une décision individuelle automatisée conforme aux exigences du RGPD. A ce titre, vous pouvez donc nous contacter pour une réévaluation par notre équipe de votre candidature, exprimer votre point de vue et contester la décision.
Les données seront uniquement destinées à un usage interne, à savoir le Service des Ressources Humaines et les Responsables de services concernés, et seront conservées pour une durée 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf opposition de votre part. Ensuite, une conservation de ces éléments en archives intermédiaires jusqu’à la prescription de toute action en justice pour des motifs de discrimination à l’embauche sera appliquée en vertu de l’article 1134-5 du Code du travail.
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et eu égard aux finalités, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.
Vous pouvez exercer ces droits auprès de la société par email : recrutement@prestao2.com
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Pour votre parfaite information, notre société a désigné un délégué à la protection des données, que vous pouvez joindre à l’adresse mail rgpd@sosoxygene.com.
Conservation des données
« SOS OXYGENE » s’engage à conserver les données à caractère personnel de ses candidats pendant une durée n'excédant pas une durée 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf opposition de sa part. Ensuite, une conservation de ces éléments en archive intermédiaires jusqu’à la prescription de toute action en justice pour des motifs de discrimination à l’embauche sera appliquée en vertu de l’article 1134-5 du Code du travail.
Les données utilisées pour les statistiques seront anonymes.
Les candidats sont informés du traitement de leurs données lors de l’envoi de leur candidature.
Communication des données
« SOS OXYGENE » souhaite être transparente quant à l’utilisation qui est faite des données à caractère personnel de ses candidats.
Pour ce faire, ceux-ci sont informés que les données à caractère personnel les concernant sont susceptibles d’être communiquées :
Aux services internes de « SOS OXYGENE » qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
Aux services internes du Groupe dont fait partie « SOS OXYGENE », le cas échéant, et qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
A tout sous-traitant ou prestataire ayant un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
A tout organisme (tiers) auquel « SOS OXYGENE » serait tenu, en vertu d’une obligation légale, de communiquer de telles données à caractère personnel.
Respect des droits des personnes
Dans le cadre permis par le Règlement Européen, « SOS OXYGENE » s’engage à respecter et à faire respecter les droits dont jouissent les candidats, à savoir :
Droit d’accès ;
Droit à l’information ;
Droit de rectification ;
Droit à l’effacement ;
Droit à la limitation du traitement ;
Droit d’opposition ;
Droit à décider du sort de ses données personnelles après son décès.
Afin de garantir une réponse efficace et dans le délai règlementaire imparti, « SOS OXYGENE » a mis en place une procédure de gestion des droits.
Gestion des violations de données
« SOS OXYGENE » s’engage formellement à prendre toutes les mesures afin de minimiser les impacts d’une éventuelle violation de données à caractère personnel pour les personnes concernées.
Pour ce faire, « SOS OXYGENE », en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à notifier toute violation de données à caractère personnel à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
« SOS OXYGENE » s’engage également à communiquer toute violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais lorsque la violation en question est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.
Afin d’assurer une gestion efficiente des violations de données à caractère personnel, « SOS OXYGENE » a mis en place une procédure dédiée à cet effet.
Sécurité et Confidentialité
Dans le respect de la règlementation et dans la mesure où la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des candidats de « SOS OXYGENE » est un enjeu majeur, « SOS OXYGENE » s’engage à mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Dans le cadre de ce traitement, les transferts de données éventuels sont encadrés par une décision d’adéquation.
La sécurité ne peut être optimale que si, et dans la mesure où, le sous-traitant respecte également les différentes mesures techniques et organisationnelles.
Pour ce faire, « SOS OXYGENE » s’engage formellement à s’assurer que l’ensemble de ses sous-traitants et partenaires présentent des garanties appropriées quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles, dans le respect du RGPD et des droits des personnes concernées.
« SOS OXYGENE » s’engage également à ce qu’un contrat soit conclu entre elle et ses sous-traitants en ce sens.
Privacy by Design
Dans le respect de la règlementation, « SOS OXYGENE » s’engage, avant de mettre en oeuvre tout traitement de données à caractère personnel, à :
Informer le DPO de tout nouveau projet de traitement de données à caractère personnel ;
Suivre l’avis du DPO sur les questions relatives à ce projet concernant la protection des données à caractère personnel ;
Effectuer ou faire effectuer une AIPD lorsqu’elle est jugée nécessaire ;
Sensibiliser le personnel sur la protection des données à caractère personnel par le biais de formations et/ou sensibilisations et la mise en place d’outils pédagogiques ;
Plus généralement, mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du présent règlement et de protéger les droits de la personne.
Traitement de vos données à caractère personnel
La société SOS OXYGENE est susceptible de mettre en oeuvre plusieurs traitements de données à caractère personnel.
Une information détaillée sur la gestion de vos données à caractère personnel vous est présentée ci-dessous.
Utilisation des Cookies
Fonctionnement des cookies
Lorsque vous visitez un site Web, des cookies ou témoins de connexion sont susceptibles d’être installés dans votre terminal sous réserve des choix et options qui résultent des paramètres de votre logiciel de navigation utilisé lors de votre visite.
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Analyses statistiques de votre activité sur notre site Web
La société « SOS OXYGENE » met en oeuvre un traitement de données à caractère personnel à des fins d’analyses statistiques de l’activité des utilisateurs de son site Web, sur la base de leur consentement.
Les données relatives à l’activité des utilisateurs sur le site Web ainsi que leur position géographique et le type d’appareil utilisé seront principalement destinées au service Marketing, ainsi qu’à ses soustraitants techniques. Elles sont conservées pour une durée maximale de 2 mois.
Vos droits et les modalités de leur exercice
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.
Vous pouvez exercer ces droits auprès du responsable de traitement par courriel à l’adresse suivante : recrutement@prestao2.com
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Pour votre parfaite information, SOS OXYGÈNE a désigné un délégué à la protection des données, que vous pouvez joindre à l’adresse mail rgpd@sosoxygene.com.